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Reisekosten von der Steuer absetzen: Arbeitnehmer & Selbstständige

10. Juli 2026•6 min Lesezeit•RiskVector Redaktion

Reisekosten von der Steuer absetzen — das spart bares Geld. Ob Geschäftsreise, Fortbildung oder Auslandseinsatz: Wer die Regeln kennt, kann erheblich profitieren.

Welche Reisen sind steuerlich absetzbar?

Beruflich veranlasste Reisen

**Dienstreisen** (vom Arbeitgeber angeordnet)

**Fort- und Weiterbildung** (beruflich relevant)

**Messe- und Kongress-Besuche**

**Kundenbesuche** (für Selbstständige)

**Projekteinsätze** im Ausland

Nicht absetzbar

**Privatreisen** (auch wenn Sie dabei ein business-Buch lesen)

**Studienreisen** ohne beruflichen Bezug

**Sprachkurse** ohne berufliche Notwendigkeit

Die drei Säulen des Reisekosten-Abzugs

1. Fahrtkosten

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2. Verpflegungsmehraufwand (PVM)

Der Staat erkennt einen Mehrbedarf fürs Essen auf Reisen an:

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**Beispiel Ausland:** [USA](/laender/usa) €58, [Spanien](/laender/spanien) €38, [Türkei](/laender/tuerkei) €28 pro Tag.

3. Übernachtungskosten

**Tatsächliche Kosten** mit Beleg (Hotel, Pension, Airbnb)

**Frühstück** wird vom PVM abgezogen (20% des PVM)

**Übernachtungspauschale** (wenn kein Beleg): €20-60 je nach Land

Was Arbeitnehmer absetzen können

Erstattung durch den Arbeitgeber zuerst

Der Arbeitgeber sollte zunächst die Kosten **steuerfrei erstatten**:

Verpflegungspauschale (s.o.)

Übernachtungskosten bis €150/Übernachtung

Fahrtkosten (tatsächlich oder pauschal)

Nebenkosten (Taxi, Parkgebühren, Trinkgeld)

Werbungskosten in der Steuererklärung

Was der Arbeitgeber nicht erstattet, kann als **Werbungskosten** geltend gemacht werden:

Bis €1.230 pro Jahr werden automatisch berücksichtigt (Arbeitnehmer-Pauschbetrag)

Darüber hinaus: Belege vorlegen

Was Selbstständige absetzen können

Betriebsausgaben

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Für Selbstständige sind alle beruflich veranlassten Reisekosten **Betriebsausgaben**:

Flug/Anreise

Hotel

Verpflegung (PVM nach Land)

Konferenzgebühren

Mietwagen

Reiseversicherung (!)

Vorsteuer-Abzug

Auf Geschäftsreisekosten können Selbstständige die **Vorsteuer** abziehen (19% in Deutschland). Das senkt die Umsatzsteuer-Zahlung.

Besonderheit: Auslandseinsätze

Entsendung (bis 183 Tage)

Wer für maximal 183 Tage ins Ausland entsendet wird, bleibt in Deutschland **sozialversichert**. Die Reisekosten können als Betriebsausgaben abgesetzt werden.

Längerer Auslandseinsatz

Ab 183 Tagen wird es kompliziert:

**Doppelbesteuerungsabkommen** prüfen

Steuerwohnsitz kann sich verlagern

Reisekosten evtl. nicht mehr in Deutschland absetzbar

Fort- und Weiterbildung im Ausland

Ein Sonderfall: Sprachkurse, Kongresse, MBA-Auslandsaufenthalte.

Absetzbar, wenn:

Direkter beruflicher Bezug (z.B. Englisch-Kurs für Projektmanager)

Kosten **angemessen** (€5.000 MBA ja, €50.000 Luxus-Retreat nein)

Vorherige Absprache mit Arbeitgeber / Steuerberater

Sonderförderung:

**Aufstiegs-BAföG** für berufliche Weiterbildung

**Bildungsurlaub** (5 Tage/Jahr in 14 Bundesländern)

Praktische Tipps

Belege sind alles

**Jede Quittung** aufheben — auch das Trinkgeld im Hotel

**Digitalisierte Belege** fotografieren (Zettel verblasst)

**Bewirtungsaufwendungen** extra dokumentieren (wer, was, beruflicher Anlass)

Aufzeichnungspflicht

Führen Sie ein **Reisetagebuch** mit:

Datum, Uhrzeit

Reiseziel

Grund der Reise

Personen (bei Bewirtung)

Kosten

Steuer-Software nutzen

Tools wie WISO, Taxfix oder Steuerbot helfen bei der korrekten Eingabe.

Fazit

Reisekosten von der Steuer absetzen ist **lohnend**, aber komplexe Regeln. Die wichtigsten Punkte: Belege sammeln, PVM-Tabellen nutzen, beruflichen Bezug klarstellen. Für Selbstständige: professioneller Steuerberater lohnt sich ab €2.000 Reisekosten pro Jahr.

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